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五举措提高工程采购效率
来源:中国招标信息网 作者:零 度 时间:2013-10-08
操作小实务之提高工程采购质量(五)
政府采购工程项目具有金额大、工期长、社会关注度高等特点,在实施过程中大量存在不可预见且不断变化的因素,这决定了政府采购工程项目操作与一般的货物、服务项目有所不同。
实践中,不少采购单位抓住工程项目的这些特点,以时间紧、任务重等为借口,规避公开招标甚至是政府采购。这就要求采购代理机构切实提高工程采购效率,在保证质量的前提下,如期完成工程项目政府采购程序。结合业界经验,采购代理机构可以从五个方面入手,提高工程项目采购效率。
一是合理安排时间,缩短采购周期。采购代理机构可以将工程采购周期分为不可变时间和可变时间。不可变时间包括投标报名、投标文件编制、中标结果公示等有法定时限要求的时间;可变时间包括投标资格确定、资格预审文件和招标文件编制、文件确认、中标结果确认等,采购代理机构可以通过熟悉政府采购业务、理顺内部工作机制、借助电子化办公等手段节约时间。同时,明确采购各阶段的工作内容、工作时间和完成时限,尽量压缩可变时间,缩短采购周期,提高采购效率。
二是及时跟进,梳理原因。具体而言,采购代理机构应及时记录项目进展情况,遇到问题认真分析并提出解决办法,对运行中的政府采购工程项目及时进行梳理,对未办结时间较长的政府采购工程项目要分析原因。
三是统筹协调,合理安排工作。采购代理机构可以根据内部各科室的工作情况,合理安排采购项目,明确工作内容和工作职责,确保前后段项目交接及时,完整移交采购文件和相关材料。同时,及时召开内部会议,汇总项目进展情况,提高采购项目运转效率。在采购过程中,相关人员要提前考虑问题,将部分工作内容前移或并行,例如提前与采购单位沟通,了解工程项目的特点;提前向设计单位、建设部门、规划部门了解项目的申报情况;规模较小的项目,在招标公告中明确报名家数,并采取资格后审制度,以节约时间。
四是与建设等相关部门主动沟通。在各地的采购实践中,"埋头苦干"型的政府采购部门不在少数,很多采购代理机构与工程建设部门沟通不多,为工程项目的顺利实施埋下隐患。为了做好工程采购项目,政府采购相关各方应加强与建设、规划、招投标管理办公室等部门的沟通联系,取得其支持和配合,加快工程招标进度。比如,及时了解新出台的相关规定,宣传介绍政府采购工作流程,共同编制招标文件范本等。
五是引入绩效考核,力争早发现问题,提高工作质量。绩效考核对激励采购代理机构工作人员、提高工作效率有很好的促进作用。部分采购代理机构在工程采购项目中引入了绩效考核机制,通过采购周期、节支率、采购人满意度、供应商满意度、文件质量、评审质量等定量或定性指标对采购项目进行绩效评价,借此发现工作中的漏洞,提高工作效率和质量。(来源: 政府采购信息报)
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